
Sob a orientação e supervisão do Administrative Associate, o Registry Clerk fornece serviços confiáveis de registro e gerenciamento de correspondência para garantir que registros precisos e de alta qualidade sejam mantidos em documentos e correspondências de entrada e saída do Country Office. O Registry Clerk demonstra uma abordagem orientada ao cliente, tato e capacidade de trabalhar com pessoas de diferentes origens nacionais e culturais.
O escrivão do registro trabalha em estreita colaboração com a equipe de operações e programas do escritório nacional, consultores, especialistas, equipe da ONU e entidades externas para garantir a prestação consistente de serviços.
O PNUD adota uma abordagem de portfólio para acomodar as necessidades de negócios em mudança e alavancar vínculos entre intervenções para atingir seus objetivos estratégicos. Portanto, espera-se que o pessoal do PNUD trabalhe em unidades, funções, equipes e projetos em equipes multidisciplinares para aprimorar e permitir a colaboração horizontal.
Tipo de vaga: prazo fixo
Duração do contrato: 1 ano com possibilidade de extensão
Educação e experiência profissional: Certificado de ensino médio - 4 anos de experiência ou 1 ano de experiência com bacharelado
Idiomas obrigatórios: fluência em português, inglês ou francês.
Deveres e responsabilidades
1.) Garantir a manutenção do sistema de registro no Escritório do País.
Configurar e manter o sistema de arquivamento do escritório de acordo com o Sistema Global de Arquivamento do PNUD. Abrir novos arquivos de assunto conforme necessário e descartar arquivos antigos de acordo com o cronograma de retenção estabelecido. Armazenar arquivos adequadamente para garantir acessibilidade e guarda segura de documentos.
Fornecer fotocópias do material dos arquivos confidenciais do registro, conforme solicitado pela equipe; e auxiliar na coleta de material de referência e contexto dos arquivos do registro.
Estabelecer e manter um sistema de registros de movimentação de arquivos dentro do escritório, bem como manter a circulação e a leitura de arquivos no escritório.
Preparar correspondências e relatórios relacionados às atividades do registro.
Participar da criação e manutenção de um sistema de registro/arquivo eletrônico em estreita cooperação com a equipe de TIC.
2.) Fornecer gerenciamento eficaz de correspondência no Escritório de País.
Receber, registrar e codificar avisos, cartas e outras correspondências recebidas e encaminhá-las ao departamento/unidade/oficial apropriado.
Registre e despache comunicações de saída, incluindo malotes, e acompanhe a distribuição. Prepare o resumo dos formulários de anexos e documentos necessários; e mantenha o arquivo sobre malotes recebidos para garantir que todas as malas sejam contabilizadas.
3.) Garantir a recuperação de custos nas Operações de Bolsas e outros serviços administrativos por meio de rateio e faturamento adequados das agências usuárias.
4.) Executa outras tarefas dentro do seu perfil funcional, conforme designado e considerado necessário para o funcionamento eficiente do escritório ou da organização.
Desempenhar outras tarefas administrativas que podem incluir, por exemplo, servir como recepcionista, processar pagamentos a fornecedores e auxiliar com questões de protocolo conforme necessário, gerenciamento de frota, etc.
Suporte à recuperação de custos de contagem de inventário de serviços comuns.
Prazo para inscrição: 13 de Fevereiro de 2025
Países da CPLP elegíveis para esta oportunidade: Guiné-Bissau
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