VAGA DE EMPREGO: Associado Administrativo do PNUD - oportunidade para cidadãos são tomenses

O PNUD (Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento) é um parceiro fundamental do Governo de São Tomé e Príncipe para o desenvolvimento. O Plano Estratégico 2023-2027 do escritório de país concentra-se em áreas-chave, incluindo governação democrática, construção da paz, mudanças climáticas, energias renováveis, gestão sustentável dos recursos naturais e crescimento econômico. Este trabalho já está em andamento e apoia o país na aceleração do progresso rumo aos objetivos de desenvolvimento sustentável e, atualmente, na mitigação do impacto da COVID-19. Para aumentar o desempenho e a eficiência da entrega de resultados de qualidade pelo PNUD, o escritório está dividido em duas pastas:

Portfólio CESA | Crescimento Econômico e Sustentabilidade Ambiental
Portfólio GOVREC | Governança e Capacitação.

Escopo do trabalho

Apoio à implementação de estratégias operacionais e de gestão
Apoio aos serviços administrativos e logísticos
Manutenção do sistema de registro e gerenciamento eficaz de correspondências. Suporte aos serviços de bolsa. Suporte à construção e compartilhamento de conhecimento.
Qualquer outra tarefa atribuída pelo supervisor.

1. Assegura a implementação de estratégias operacionais e de gestão com foco na obtenção dos seguintes resultados:

Conformidade total da gestão administrativa e do inventário, garantindo que a gestão adequada dos activos seja realizada em conformidade com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/PNUD e que os procedimentos de inventário sejam cumpridos.
Fornecimento de insumos para o mapeamento dos processos administrativos de negócios do CO e implementação dos procedimentos operacionais padrão internos (SOPs Implementação de estratégias operacionais e de gestão).

2. Assegura a eficácia dos serviços administrativos e logísticos, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

Contatos com visitantes e pessoal do projeto, agendamento de compromissos e reuniões, preparação de salas para reuniões, atuação como intérprete quando necessário e/ou elaboração de atas.
Compilação e preparação de materiais de briefing e apresentação, discursos, informações básicas e documentação para reuniões e missões.
Tradução de correspondências/documentos simples de/para português, francês, inglês e vice-versa, quando necessário.
Manutenção de registros/documentos/arquivos relacionados ao projeto de forma amigável, tanto em sistemas de arquivamento em papel quanto em SharePoint
Ser responsável pela correspondência atribuída e outras tarefas administrativas, incluindo a criação de requisições eletrônicas
Apoio na organização de viagens e reservas de hotéis, preparação de autorizações de viagem, processamento de pedidos de vistos, bilhetes de identidade e outros documentos
Apoio administrativo a conferências, workshops, retiros
Organização de transporte de veículos, manutenção regular de veículos e seguro
Auxílio no controle adequado de documentos comprobatórios de pagamentos e relatórios financeiros
Verifique os formulários relacionados entregues pelos parceiros de implementação para preenchimento antes de enviá-los ao Assistente Financeiro para verificação
Preparar documentos para recebimento de bens e serviços dos projetos do Portfólio
Preparação de correspondência de rotina, faxes, memorandos e relatórios para parceiros
Extrair, inserir, copiar e arquivar dados de várias fontes, conforme necessário
Manter um sistema de arquivamento adequado para registros financeiros, garantindo a guarda segura de materiais confidenciais
Auxiliar na organização, execução e coordenação de requisitos logísticos, elaborando um cronograma de eventos, cronograma de programas e lista de verificação para a realização bem-sucedida de eventos
Responsável pela gestão de suprimentos de papelaria de escritório, incluindo manutenção de lista de estoque de papelaria, distribuição de papelaria conforme necessário pela equipe e manutenção de um registro de distribuição.
Extração de dados de diversas fontes.
Organizar a agenda e acompanhar os prazos, compromissos assumidos, ações tomadas e coordenação da coleta e envio dos relatórios ao Gerente de Portfólio e outros gerentes de projetos, conforme solicitado.
Assistência na preparação de documentos, fornecimento de informações para fins de auditoria.

3. Fornece suporte à manutenção do sistema de registro, gerenciamento eficaz de correspondências, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

Criação e manutenção do sistema de arquivo do Escritório de acordo com o Sistema Global de Arquivo do PNUD em caso de vacância,
Configurar e manter o sistema de arquivamento do Portfólio de acordo com o Sistema Global de Arquivamento do PNUD,
Abertura de novos arquivos de assuntos conforme necessário e descarte de arquivos antigos de acordo com o cronograma de retenção estabelecido,
Manutenção de arquivos, garantindo que os arquivos sejam armazenados adequadamente e acessíveis; guarda segura de documentos,
Fornecimento de fotocópias de material dos arquivos confidenciais do registro, conforme solicitado pela equipe. Auxílio na coleta de material de referência e de contexto dos arquivos do registro.
Estabelecimento e manutenção de sistema de registros de movimentação de arquivos dentro da Carteira; manutenção da circulação do escritório e leitura de arquivos,
Preparação de correspondências e relatórios relacionados às atividades do registro,
Recebe, filtra, registra e encaminha correspondências, anexa as informações básicas necessárias e mantém sistemas de acompanhamento,
Registra, classifica e encaminha toda a correspondência, documentos e outros materiais recebidos.
Abre novos arquivos de assuntos conforme necessário e descarta os arquivos antigos de acordo com os cronogramas de retenção estabelecidos.
Elabora correspondências não substantivas sobre assuntos rotineiros e garante acompanhamento.
Mantém registros de escritório e arquivos de referência sobre vários assuntos.

4. Garantir a recuperação de custos nas operações de bolsas com foco na obtenção dos seguintes resultados:

Fornecimento de informações para rateio e faturamento adequados das agências usuárias.

5. Apoiar a construção e o compartilhamento de conhecimento no CO, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

Participação no treinamento da equipe de operações/programa.
Contribuições sólidas para redes de conhecimento e comunidades de prática.
Elabore relatórios de reuniões e distribua-os conforme solicitado.
O titular desempenha outras funções dentro de seu perfil funcional, conforme considerado necessário para o funcionamento eficiente do escritório e da organização.

Competências/Habilidades e Experiência Necessárias

Educação:

É necessário ensino médio. Ou
Um diploma universitário (bacharelado em negócios, gestão financeira, administração pública ou áreas relacionadas relevantes será devidamente considerado, mas não é um requisito

Experiência:

É necessário um mínimo de seis (6) anos (com ensino secundário) ou três (3) anos (com licenciatura) de experiência relevante em administração ou serviço de apoio a programas.

Habilidades necessárias:

Excelentes capacidades na utilização de computadores e pacotes de software Office (MS Office no mínimo, competências gráficas, etc.)

Habilidades desejadas:

Experiência em lidar com sistemas de gerenciamento baseados na Web seria um diferencial.
Familiaridade com gestão de TI
Experiência de trabalho com ONGs ou a ONU

Idiomas necessários:

É necessária fluência em português e inglês escrito e falado.

Igualdade de oportunidades

Como empregador que oferece oportunidades iguais, o PNUD valoriza a diversidade como expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, por isso, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a se candidatarem a vagas na organização. Nossas decisões de contratação são baseadas no mérito e na adequação à função, sem discriminação.

O PNUD também está comprometido em criar um ambiente de trabalho inclusivo, onde todos os funcionários tenham condições de contribuir para nossa missão, sejam valorizados, possam prosperar e se beneficiar de oportunidades de carreira abertas a todos.

Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade

O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Portanto, todos os candidatos selecionados passam por verificações relevantes e devem respeitar os respectivos padrões e princípios.

Direito de selecionar vários candidatos

O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos deste edital. Também podemos reter inscrições e considerar candidatos que se candidatem a esta vaga para outras posições semelhantes no PNUD, no mesmo nível e com descrição de cargo, experiência e requisitos educacionais semelhantes.

Alerta de fraude

O PNUD não cobra taxas em nenhuma etapa do processo de recrutamento.

Prazo para inscrição: 14 de Abril de 2025

Países da CPLP elegíveis para esta oportunidade: Guiné-Bissau.

Para mais oportunidades como esta, junte-se a nós através da tua rede social favorita através do seguinte link:

● Grupo do Telegram: https://t.me/oportunidades_cplp

● Canal do whatsapp: https://whatsapp.com/channel/0029VanzlrsJJhzUepNYia2G

● Grupo do facebook: https://shorturl.at/befuR

● Página do facebook: https://shorturl.at/bdgHW

● Instagram: https://shorturl.at/imLS9

● Twitter/X: https://shorturl.at/ev468

● LinkedIN: https://rb.gy/casddp